La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche serve per conservare un documento – che nasce in formato analogico – in versione digitale. La conservazione elettronica è invece la procedura che viene attuata per conservare una fattura che nasce già in formato elettronico. In questo aspetto risiede di base la differenza fra i due metodi di conservazione.
Negli ultimi tempi molte sono state le novità normative che hanno interessato la fatturazione elettronica e la conservazione delle stesse si rivela essere un tassello chiave per completare la procedura, per renderla sicura e quindi facile da archiviare, stoccare e consultare in futuro dagli addetti ai lavori.
Sulla differenza fra conservazione sostitutiva e conservazione elettronica vi è poca informazione e forse poca conoscenza. Il nodo cruciale della differenza risiede nella firma digitale, perché secondo il DMEF del 17 Giugno 2014 un documento informatico, in questo caso la fattura, deve possedere la forma digitale. Le fatture che sono prive della firma digitale vengono quindi considerate essere documenti analogici e non informatici, che devono seguire un modello di conservazione sostitutiva.
Gli utenti possono quindi firmare e applicare tutti i requisiti richiesti alla fatturazione elettronica per poter disporre di una conservazione elettronica digitale, oppure prepararsi a stampare ogni fattura e seguire ancora una volta una conservazione sostitutiva, che risponde alle richieste dell’art. 4 del DMEF del 17 Giugno 2014. Questo non vieta di digitalizzare le fatture e di stoccarle anche in versione digitale, ma non si tratta di una vera e propria conservazione elettronica.
La conservazione elettronica è quindi la via giusta a ricercare e da percorrere, perché solo seguendola è possibile contare su fatture ordinate, temporalmente corrette e comprensive di tutti i requisiti che la legge prevede.
Il sistema permette alle aziende e alla Pubblica Amministrazione di risparmiare molto tempo, risorse e denaro nella gestione, nello stoccaggio e nella archiviazione delle fatture. In termini pratici, la digitalizzazione si propone di dire addio ai vecchi archivi cartacei e di dare vita ad un sistema pulito, facile da consultare e sicuro dal punto di vista della riposta alle leggi che regolano la fatturazione elettronica nel nostro paese.